IT Asset Management (ITAM) är processen för att registrera, följa upp och styra organisationens IT-tillgångar genom hela livscykeln – från inköp och registrering till användning, underhåll och avveckling. Det omfattar hårdvara, mjukvara, licenser och molntjänster.
Typiska IT-tillgångar är datorer, servrar, mobiler, nätverksutrustning, programvaror och molntjänster. Utan strukturerad hantering tappar organisationen överblicken, betalar för licenser som inte används och missar säkerhets- och efterlevnadskrav. Software Asset Management (SAM) – avstämningen av använda licenser mot köpta – är den del av ITAM som oftast ger snabbast besparing.
Målet är att veta vad ni äger, var det finns, vem som använder det och vad det kostar – så att beslut om inköp, licenser och säkerhet fattas på faktiska data.
Vad är IT Asset Management – och hur skiljer det sig från inventariehantering?
I ITIL 4 är IT Asset Management en egen praktik som samverkar med Service Configuration Management, Incident Management och Change Enablement. ITAM levererar underlaget om tillgångarna; de andra praktikerna använder det i det dagliga arbetet.
Inventariehantering innebär att systematiskt registrera och följa upp alla tillgångar organisationen äger, hyr eller förfogar över – kontorsmöbler, fordon, maskiner, verktyg och IT-utrustning. ITAM är en specialiserad form av inventariehantering för IT-tillgångar, där licenser, mjukvaruinstallationer, användarkoppling och säkerhetsstatus tillkommer.
I praktiken hanterar de flesta organisationer båda i samma register. IT ansvarar för datorer, skärmar och licenser, facility eller verksamheten för övriga inventarier – men registreringen, statusflödet och spårbarheten är desamma.
Livscykelhantering av IT-tillgångar
Varje IT-tillgång passerar samma faser: behov och inköp, registrering med serienummer eller streckkod och tilldelning till användare eller verksamhet. Vid tilldelningen går tillgången från status I lager till I bruk, och kvittensen kan signeras digitalt.
Under drift loggas supportärenden, service och garantiärenden mot tillgången. Vid offboarding eller byte återlämnas den till lager, och vid avveckling dokumenteras dataradering, återvinning eller försäljning innan tillgången sätts till Ur drift.
När varje fasövergång registreras motsvarar registret verkligheten. Utbyten kan planeras i förväg i stället för vid haveri, och vid säkerhetsincidenter eller revisioner finns historiken redan på plats.
Sambandet mellan IT Asset Management och ärendehantering
När en användare rapporterar ett fel gäller ärendet nästan alltid en specifik tillgång. ITAM fungerar därför sällan isolerat från support, service och drift.
Här blir kopplingen till ett Ärendehanteringssystem central. När ärenden knyts till tillgångar ser servicedesken direkt modell, ålder, garantistatus och tidigare ärenden – utan att fråga användaren vilken dator det gäller.
Kopplingen visar också mönster: vilka modeller som orsakar flest incidenter och vilka tillgångar som kostar mer i underhåll än de är värda.
När ITAM och ärendehantering delar samma data fattas beslut om inköp och standardisering på fakta i stället för magkänsla.
Funktioner att kräva av ett inventariesystem för IT
Kalkylark fungerar så länge en person ansvarar för en begränsad mängd utrustning. När organisationen växer behövs ett system med minst följande:
- Central inventariedatabas, filtrerbar på typ, plats, ansvarig och status
- Registrering via streckkod, QR-kod, import och automatisk nätverksskanning
- Utrustningsjournal med full historik och lagerstatus (I lager / I bruk)
- Automatiska påminnelser före garantislut, service och leasingperiodens slut
- Avtal och licenser kopplade till respektive tillgång, med behörighetsstyrning
Utan dessa funktioner saknar informationen historik och uppdateras inte när något händer i IT-miljön – och underlaget håller inte vid revision eller inventering.
ITAM och CMDB – vad är skillnaden?
ITAM och CMDB använder delvis samma data men besvarar olika frågor. ITAM hanterar tillgången som ekonomiskt och avtalsmässigt objekt: vad ni äger, vad det kostar och när det ska ersättas. En CMDB hanterar configuration items och beroendena mellan dem.
En bärbar dator är en typisk ITAM-tillgång men sällan ett CI med beroenden. En databasserver är båda. Med livscykeldata och relationer i samma register går det att förutse när utrustning ska bytas, när licenser löper ut och vad ett byte påverkar.
I kombination med ett ärendehanteringssystem för IT hänger support, tillgångar och uppföljning ihop i ett och samma flöde.
Så stödjer Nilex IT Asset Management
Nilex hanterar hårdvara, mjukvara och övriga tillgångar i samma CMDB som ärendena, med dokumenterade relationer mellan systemen. Nilex Network Scanning läser in allt som nås via IP-adress och importerar inventarierna automatiskt.
QR-koder kan länkas till inventarier eller felanmälningsformulär. I NSP12 synkas enheter från Microsoft Intune och arbetsflöden kopplas direkt till CI-objekt – se Intune-integrationen i NSP12. Avtal och e-signering vid kvittens och återlämning ingår.
Herrljunga och Vårgårda registrerar hela kommunernas IT-utrustning i Nilex CMDB och använder registret vid inventering och som underlag när rektorer och verksamhetschefer fördelar budget för datorer och smarta skärmar.
Med ITAM och inventariehantering i samma system som ärendehanteringen får IT-avdelningen kostnadskontroll, spårbarhet och ett underlag som hålls aktuellt av det dagliga arbetet.
