CMDB underlättar inventering och utveckling av behovsanalyser och åtgärdsplaner. Det bidrar också till en hållbar och kostnadseffektiv hantering av IT-utrustning.
Herrljunga och Vårgårda kommun
IT och digitaliseringsenheten i Herrljunga och Vårgårda kommun hanterar dagligen ärenden från flera olika verksamheter. Med behov av ett mer utvecklat system som hanterar processer på ett smartare sätt valde de att implementera Nilex NSP.
Resultatet blev ett förenklat kommunikationssystem med ärendehantering och funktioner som inventarieregister, kunskapsbank och webbshop.
Behov
- Digital ärendehantering
- Multifunktionell användning
- Lättillgänglig plattform
- Överskådlig inventering
Lösning
- Flexibel ärendehanteringstjänst för såväl internt som externt bruk
- Avdelningsanpassad användarvänlighet
- Snyggt och smart designad plattform
- Komplett inventarieregister
Resultat
- Effektiv ärendehantering där alla verksamheter aktivt kan följa sina ärenden från början till slut
- Smidigare inventering av IT-utrustning som genererar hållbara och kostnadseffektiva inköp
- Förbättrad samhällsservice som erbjuder snabbt och följsamt bemötande av medborgarna och deras behov
Effektivt ärendehantering med fokus på service
Med behovet av ett mer utvecklat ärendehanteringssystem som ökar effektiviteten på IT-enheten och internt inom verksamheten valde Herrljunga och Vårgårda kommun Nilex.
– Digitalisering är det nya normala och för att möta verksamhetens behov behövde vi ett mer utvecklat system än det vi använde oss av tidigare. Vi har implementerat Nilex tjänster i verksamheten förr och alltid varit väldigt nöjda, så det var självklart för oss att välja Nilex NSP, säger Anna Bengtsson, digitaliseringsledare på Herrljunga och Vårgårda kommun.
”För att möta verksamhetens behov behövde vi ett mer utvecklat system”
Förenklad kommunikation i hela kommunen
Tidigare har Nilex hjälpt dem med effektivisering i leveranser av kundfokuserade IT-tjänster. Systemet användes för Incident- och Change Management och i samband med Nilex NSP implementerade de även Problem Management.
Med inventarieregistret och en webbshop har de nu kunnat utöka sina hanteringstjänster inom kommunerna ytterligare.
Nilex digitala ärendehantering har förenklat såväl kommunikation som ärendehantering. Med hjälp av ett snabbt och smidigt digitalt flöde i självserviceportalen kan alla verksamheter i kommunerna nu följa sina ärenden från registrering till att de är färdiga.
“Nilex utvecklar mängder av smarta funktioner som IT-enheten behöver för att kunna tillhandahålla en smidigare processhantering i kommunerna. Dessutom erbjuder de jättebra stöd i införandet av dem.”
Kontrollerat inventariesystem
Inventariesystemet hjälper dem att kontrollera kommunens IT-utrustning, exempelvis registrering av antal datorer eller smarta skärmar som en verksamhet tillhandahåller. Det underlättar vid inventering och i utvecklingen av behovsanalyser och åtgärdsplaner relaterat till IT, vilket bidrar till kostnadseffektivisering.
– Nilex är bra på att utveckla och implementera automatiken i sina tjänster. Det är viktigt för en kommun att kunna automatisera rutinmässiga uppgifter och processer, det sparar tid och resurser. Det gör det möjligt att fokusera mer på att förbättra servicen till våra verksamheter. I inventariesystemet finns kommunens IT-utrustning registrerat, vilket underlättar för bland annat rektorer och verksamhetschefer när de ska fördela budgeten till exempel. Registret genererar en överblick som hjälper dem att ta hållbara och kostnadseffektiva beslut, säger Anna.
”Förutom att införa och utveckla Nilex arbetar vi med många andra digitaliseringsinitiativ i våra kommuner. Vi inför nu en styrningsmodell för projekt, som underlättar för kommunledning att prioritera och fatta beslut. Vi har även flera tjänster som är under utveckling, till exempel en helt ny automatiserad tjänst för ekonomiskt bistånd som snart lanseras. Det kommer att effektivisera administrationen och ge mer tid för socialsekreterare att fokusera på kärnverksamheten.
För våra invånare kommer vi att lansera tjänsten Vägbidrag, vilket blir den första tjänst att fatta automatiska beslut. Vi arbetar också med att utveckla en säkrare digital kommunikation för att skydda personuppgifter och annan känslig information. Vi är även i upphandling om e-arkiv som är en viktigt komponent i kommunernas digitala ekosystem.”
Resultat
Effektiv ärendehantering
Med hjälp av digital ärendehantering kan alla verksamheter aktivt följa sina ärenden från att de registreras till att de är färdiga.
Strukturerat inventarieregister med Nilex CMDB
En förenklad hantering av IT-inventarier där hela kommunens IT-utrustning finns registrerat i ett och samma register. Detta underlättar vid exempelvis inventering och i utveckling av behovsanalyser och åtgärdsplaner. Det bidrar också till en hållbar och kostnadseffektiv hantering av IT-utrustning.
Hög servicegrad
Genom att effektivisera ärendehantering erbjuds även snabbt och smidigt bemötande av verksamheten behov av support och stöd.
Om Nilex
Nilex grundades 1993 i Sverige och har sedan start hjälpt flera tusentals företag hålla reda på sin IT-utrustning, maskiner, inventarier, fastigheter m.m. Utvecklingen av vår produkt har följt vår vision att skapa en effektiv lösning för våra kunder när det gäller underhållandet av maskiner och diverse utrustning. Idag har vårt företag växt och vi har numera partners i ett flertal länder.
Vi befinner oss i en bransch som är i konstant förändring men håller alltid en hög standard på våra produkter för att kunna erbjuda kunderna de bästa alternativen.
För oss på Nilex är det viktigt att jobba hårt, ständigt utvecklas och erbjuda kunderna hög kvalité. Vi hjälper dig och ditt företag att snabbt och enkelt hålla koll på er utrustning för att underlätta ert arbete samt vara kostnadseffektiva.
