Läs mer om Ärendehanteringssystem Fastighet
Grundläggande funktioner
Ärendehantering
- Support via olika kanaler – E-post, webformulär, telefon och mobilapp
- Automatisk bekräftelse till hyresgäster vid felanmälan
- Unik ärendenummer för spårbarhet
- Kategorisering av ärenden (akuta, planerade, rutinärenden)
- Prioriteringsystem för olika typer av ärenden
Kommunikation och uppföljning
- Hyresgästportal för ärendeuppföljning
- SMS-notifikationer för statusuppdateringar
- E-postintegration för smidig kommunikation
- Intern chatt mellan personal
- Automatiska påminnelser för olösta ärenden
Funktioner för handläggare
- Smart tilldelning av ärenden till rätt kompetens
- Mobil app för tekniker i fält
- Kalenderintegration för schemaläggning
- Push-notifikationer till ansvarig personal
- Rollbaserad behörighet för olika personalgrupper
Fastighetsspecifika funktioner
Felanmälningar och underhåll
- Lägenhetskoppling med exakt adress/lägenhetsnummer
- Återkommande underhåll (ventilationsrengöring, besiktningar)
- Akuta ärenden med eskalering (vattenläckor, el-fel)
- Säsongsplanering (snöröjning, trädgårdsarbete)
- Tillgänglighetshantering för tekniker att komma in
Underleverantörer
- Underleverantörsportal för externa tekniker
- Kvitteringsfunktion för utförda arbeten
- Materialregistrering direkt i systemet
- Tidsrapportering per ärende
- Kostnadsuppföljning per leverantör
Digital signering och hantering av dokument
- Ifyllbara PDF-mallar (besiktningsprotokoll, checklistor)
- Foto- och filuppladdning från mobilen
- Digitala signaturer för godkännanden
- Arkivering av viktiga handlingar
- Sökfunktion asså det var det nån annan
Ekonomi och integration
Fakturering och ekonomi
- Integration med ekonomisystem (Fortnox, Visma, PE Accounting)
- Automatisk fakturagenerering från utförda arbeten
- Kostnadsfördelning per fastighet/BRF
- Budgetuppföljning och kostnadskontroll
- Materialhantering med priser och leverantörer
Rapportering och analys
- Statistik över ärendetyper och responstider
- Kostadsanalys per fastighet och ärendetyp
- Prestandamätning av personal och underleverantörer
- Trendanalys för planerat underhåll
- Export till Excel/PDF för vidare analys
Säkerhet och compliance
Dataskydd och säkerhet
- GDPR-efterlevnad för hyresgästdata
- Kryptering av all dataöverföring
- Säker inloggning med tvåfaktorsautentisering
- Regelbundna säkerhetskopior med redundans
- Rollbaserad åtkomst med detaljerade behörigheter
Kvalitetssäkring
- Ärendemallar för snabbare hantering av återkommande ärenden
- Automatiska kontroller innan ärendestängning
- Kvalitetsuppföljning med kundnöjdhetsmätning
- Versionshantering av dokument och processer
- Auditspår för alla ändringar i systemet
Användarvänlighet
För hyresgäster
- Enkel ärenderapportering via webb eller app
- Chat med supporten
- Historik över tidigare ärenden
- Betygsättning av utförda arbeten
- Kontaktmöjligheter direkt i systemet
För handläggare
- Intuitiv användargränssnitt som kräver minimal utbildning
- Offline-funktionalitet för arbete utan internetuppkoppling
- Snabba genvägar för vanliga arbetsuppgifter
- Anpassningsbara dashboards per roll
- Hjälpfunktion och support integrerat i systemet
Tekniska krav
Systemintegration
- API för kopplingar till befintliga system
- Single Sign-On (SSO) för enkel inloggning
- Import/export av befintlig data
- Molnbaserat för tillgänglighet överallt
- Skalbarhet för växande verksamheter
Svensk Support och underhåll
- 24/7 tillgänglighet för kritiska funktioner
- Regelbundna uppdateringar utan driftstopp
- Svenskspråkig support under kontorstid
- Utbildningsmaterial och användarguider
- Implementeringsstöd vid systemstart
Välj en leverantör som:
- Erbjuder support på svenska
- Förstår svensk fastighetsmarknad
- Följer GDPR och andra regelverk
- Har erfarenhet från branschen
