Region Värmland har arbetat med Nilex system sedan 2009 och var tidigt ute med att
implementera den nya plattformen NSP (Nilex Service Platform). Tack vare lösningen har
organisationen skapat en stabil struktur för sina interna ärenden, något som lett till kortare
ledtider, ökad effektivitet och förbättrad service.
Med NSP samlas allt i ett system som går att anpassa efter verksamhetens
behov. Idag kan organisationens cirka 8 000 medarbetare använda plattformen, där ärenden
hanteras i olika flöden beroende på typ: felanmälan, frågor, beställningar, förändringar eller
problemärenden.
– Fördelen med NSP är att vi kan bygga våra egna flöden och anpassa systemet själva. Vi
behöver inte ta in konsulter för varje förändring, men när vi väl behöver hjälp så är Nilex helt
fantastiska på att ställa upp. Det är nog den bästa leverantören jag har jobbat med, säger
Crister Blom, system- och kundleveransansvarig på Region Värmland.
En plattform för hela organisationen
Regionen har valt att dela upp användningen av systemet i två delar. IT och de verksamheter
som är nära knutna till support, som röntgen och labb, har en mer öppen struktur för
ärendehanteringen. Andra delar, som HR, ekonomi och inköp, arbetar i separata flöden
anpassade för sina behov.
– När vi införde systemet på HR hanterades ärenden via e-post och manuella rutiner, vilket skapade en
osammanhängande struktur där ärenden riskerade att tappas bort eller hanteras parallellt av
flera personer. De gick från fyra överfulla gruppbrevlådor till ett strukturerat ärendeflöde. Tidigare kunde
samma ärende hanteras av fyra personer samtidigt, eller av ingen alls. Nu har de full kontroll, berättar Crister Blom.
Flexibilitet och snabb anpassning
En av de största fördelarna med NSP är flexibiliteten. Organisationen kan snabbt bygga nya
flöden och förändra systemet vid behov, vilket gör det möjligt att arbeta agilt och möta nya krav i
verksamheten.
– Det låter som en klyscha, men egentligen är det bara fantasin som sätter gränser för vad vi
kan bygga i NSP. Vi kan skräddarsy lösningar för olika avdelningar så att systemet upplevs som
anpassat efter just deras behov, berättar säger Crister Blom.
Systemet är idag integrerat med e-post och på väg att kompletteras med sms-funktionalitet. Ett
konkret exempel på nyttan är att Region Värmland nu ersätter faxar i läkemedelsbeställningar
med digital hantering i NSP, något som ökar både säkerheten och effektiviteten.
Resultat och nästa steg
Implementeringen av Nilex NSP har gett Region Värmland en mer effektiv och transparent
ärendehantering, kortare ledtider och minskad sårbarhet i verksamheten. Genom statistik och
uppföljning har organisationen också fått bättre kontroll över arbetsbelastning och processer.
– Det här är ingen hyllvara du bara installerar och kör igång. Man måste arbeta aktivt och bygga
sina flöden, men i gengäld har man en riktigt bra verktygslåda att göra det med. Systemet är generellt och kan
maskas så att det känns skräddarsytt för varje avdelning, säger Crister Blom.
Behov
● Effektivare ärendehantering och bättre struktur för interna supportflöden.
● Minska beroendet av manuella rutiner och e-post, där ärenden ofta tappades bort.
● Möjlighet att anpassa processer efter olika verksamheters behov, från IT till HR och
ekonomi.
Lösning
● Införande av Nilex Service Platform (NSP), en flexibel plattform för ärendehantering.
● Uppdelning i anpassade flöden för olika delar av organisationen
● Självständig utveckling och anpassning av flöden utan behov av konsulter.
● Integration med e-post och på väg att utökas med sms-funktionalitet.
Resultat
● Kortare ledtider och ökad transparens i hela organisationen.
● Betydligt effektivare hantering, från felanmälningar till beställningar och förändringar.
● Minskad sårbarhet och tydligare ansvarsfördelning i alla ärendeflöden.
● Digitalisering av tidigare manuella rutiner
● Ett skalbart och anpassningsbart system som ger full kontroll och hög användarnöjdhet.
