En guide till en smidigare, snabbare och mer effektiv hantering av din utrustning
Så får du en fullständig överblick av din utrustning
Arbetar du inom en verksamhet som hanterar en stor mängd utrustning? Är du kanske till och med ansvarig för en eller flera delar av den utrustningen? Då har du troligtvis insett utmaningen det innebär att hålla reda på allt från avtal till underhåll och vem som äger vad. Med Nilex Service, Underhålls- och Utrustningssystem har den här utmaningen inte bara försvunnit utan förvandlats till en möjlighet att kunna effektivisera och skära ner på kostnader.
Varför behöver du ett service, underhålls- och utrustningssystem?
Sanningen är att vi allt för ofta fortsätter göra saker som vi alltid gjort dem för att vi inte vet att det finns andra alternativ. Hanteringen av utrustning är en av de sakerna. Faktum är att ett system kan lösa en hel del olika onödiga problem i din verksamhet. Vill du veta vilka?
- Tidsbrist
- Slöseri av onödiga resurser
- Missat underhåll av utrustning
- Dålig koll på avtalen
- Ofullständig service av utrustning
- Ingen översikt på var utrustningen är, vem som använder den och när den ska ersättas
- Otydliga kostnader
Vad får du?
Med hjälp av Nilex Service, Underhålls- och utrustningssystem kan du lösa alla de ovanstående problemen på en gång. Systemet är skapat för alla typer av inventarier och utrustning som maskiner, fordon, fastigheter eller it- inventarier. Det är även utvecklat med fokus på att öka din effektivisering. Vilket det sedan gör genom att automatiskt meddela när en maskin ska ersättas eller servas, snabbt visa hur mycket utrustning som finns i företaget, var den används, vem som använder den, vem som äger den och vilka tjänstekontrakt som finns.
Så fungerar det
Registrering av utrustning
All din utrustning kan registreras i vårt system på ett snabbt och enkelt sätt. Det enda som krävs är ett namn eller en streckkod som du uppger när du lägger in produkten i systemet. Registreringen kan göras både manuellt eller via import. Namnet eller koden du väljer blir sedan produktens identitet som gör att du kan hitta den när du söker i systemet.
Utrustningsjournal med status och historik
Varje inlagd produkt har en journal där du kan se och logga allt som sker med din utrustning. Journalen innehåller också konfigurerbara formulär där du kan anteckna eller lägga in viktig information.
Konfigurerbara utrustningstyper
Efter du lagt in en produkt i systemet kan du välja att lägga till de datatyper du vill ha. Till exempel; text, datum/tid, inforutor, checkrutor, bilder, radioknappar, geoposition m.m. Sedan innehåller varje produkt ett visst antal poster. Varje post innehåller information om den produkt du har lagt. Till exempel: Avtal, länk till utrustningsjournal, logg, kunskapsartiklar, viktiga datum, användaren, organisationen och bifogade filer. All utrustning som du registrerat i vårt system följer ett statusflöde som är konfigurerbar för all utrustning och per utrustningstyp.
Lagerhantering
Med vårt system kan du se om din utrustning är “I lager” eller om den är “I bruk”. Du kan också se hur många av den valda produkten som finns på lagret.
Automatiska e-post notifikationer
Du kan lägga in automatiska notifikationer till valfria personer. Detta innebär att du kan schemalägga att du ska få en påminnelse en månad innan garantin slutar eller dagen innan en produkt måste ha en säkerhetsinspektion. Du väljer själv när du ska få notifikationerna och kan därför anpassa dom utifrån datum och tid.
Fakturering
I vår lösning har ni också möjligheten att fakturera utrustning som ni har köpt in. Det innebär att om en kund leasar en dator eller annan hårdvara av er kan ni fakturera kunden för denna tjänst. Denna funktion passar för Manage Service Providers och IT-avdelningar som köper in IT-utrustning som sedan deras kunder hyr för exempelvis en månadskostnad.
Prestandaoptimerad sökmotorlösning
Genom Elasticsearch så kan du snabbt och enkelt hitta den produkt i systemet som du letar efter. Du kan också söka efter specifik information angående en produkt genom sökmotorn. Vi rekommenderar att Elasticsearch förläggs på en egen server för att avlasta systemet så dina sökningar inte saktas ner.
Kunskapsbank med artiklar om utrustningen
Kunskapsbanken innehåller information om produkten i systemet som inte visas i utrustningsjournalen. Till exempel så kan man här lägga till instruktionsvideos eller artiklar relaterade till versionshantering.
Stödfunktioner för underhåll och service
Som stöd till arbetsrutinerna kan man länka åtgärder till utrustningjournalen. Detta innebär att mail kan skickas, manuellt eller automatiskt, vid förändringar och viktiga datum. Till exempel kan valda personer få mail när service på en produkt ska påbörjas eller när den är färdig.
Avtalshantering för utrustning
Avtal för utrustning med olika utrustningstyper, användare eller organisationer kan skapas i vårt system. Informationen kan konfigureras och innehålla den informationen som är relevant för dig. Till exempel angående leverantör, datum, relevanta personer, historik och relation till andra avtal.
Sammanfattning
Med Nilex får du en fullständig överblick av din utrustning och dina inventarier i ett och samma system där dessutom allt är sökbart. Du kommer aldrig igen behöva oroa dig över att missa service-deadlines, när avtalstiderna passerar eller att du slösar resurser på grund av dålig koll. Systemet är också integrerat med ett ärendehanteringssystem vilket betyder att du kan samla all den data som du tycker är nödvändig. Du kan i sin tur anmäla ärenden via såväl mail som sociala medier, via en självserviceportal, mobilen eller chat.
När du väl har skaffat dig en detaljerad och fullständig bild av eran utrustning har du äntligen sett till att ni har förutsättningen att effektivisera. Genom den här typen av register kan du nämligen snabbt se både nya möjligheter såväl som onödig utrustning som bara står och slösar pengar.
Nilex erbjuder ett flexibelt system och genom att kontakta oss här kan du enkelt få uppleva det själv helt kostnadsfritt.
Om författaren
Dejan Petrusic har mångårig erfarenhet av ärendehanterings- och inventariesystem. Han har jobbat som supportmedarbetare och systemtestare, och nu som konsult på Nilex. Han har hjälp ett flertal verksamheter med att lösa sina utmaningar med utrustnings- av inventariesystem.
Om Nilex
Nilex grundades 1993 i Sverige och har sedan start hjälpt flera tusentals företag hålla reda på sin IT-utrustning, maskiner, inventarier, fastigheter m.m. Utvecklingen av vår produkt har följt vår vision att skapa en effektiv lösning för våra kunder när det gäller underhållandet av maskiner och diverse utrustning. Idag har vårt företag växt och vi har numera partners i ett flertal länder och över 40.000 sålda licenser. Vi befinner oss i en bransch som är i konstant förändring men håller alltid en hög standard på våra produkter för att kunna erbjuda kunderna de bästa alternativen. För oss på Nilex är det viktigt att jobba hårt, ständigt utvecklas och erbjuda kunderna hög kvalité. Vi hjälper dig och ditt företag att snabbt och enkelt hålla koll på er utrustning för att underlätta ert arbete samt vara kostnadseffektiva.
