..skapar du en positiv och välkomnande onboarding för din nyanställda? Hur skapar du en vänlig och professionell offboarding för en anställd som går vidare? Med Nilex e-tjänster och workflows såklart – verktygen som standardiserar och automatiserar on- och offboardingprocessen, och gör att du både sparar tid och pengar.
Rollbyte, ny systembehörighet, frånvaro eller en lönefråga ska inte kräva ett telefonsamtal till HR. Med självservice registrerar medarbetaren ärendet via kundportalen, följer status i realtid och notifieras när ärendet är hanterat. HR arbetar i en gemensam kö där ärenden prioriteras och delegeras, och varje beslut loggas med fullständig historik. Typiska ärenden är onboarding- och offboardingbeställningar, uppdatering av personuppgifter, ledighet och frånvaro, frågor om lön och förmåner samt behörighetsändringar som följer av HR-beslut.
Digital onboarding är ett avdelnings- övergripande åtagande med syfte att få den nyanställda att känna sig hemma i sin roll och med företagskulturen. Onboarding bidrar till motivation och ger möjlighet att snabbare sätta sig in i företagets processer. Det är med andra ord en win win för både anställda och företag.
I den moderna tidsåldern med digitalisering och “kriget om talanger” behövs strukturer och stabilitet för en nyanställd att luta sig mot. Ett sätt att skapa det är att tillämpa en digital onboarding uppbackat av ett funktionellt och effektiv Service Management System och ärendehantering.
Nilex digitala onboarding är ett automatiserat och transparent verktyg som både sparar tid och resurser, dessutom höjer det kvaliteten för den nyanställda. Nilex ärendehantering har en hög användarvänlighet och förenklar och effektiviserar arbetet för Human Resources.
När en nyanställd har skrivit på sitt kontrakt kan HR använda Nilex Service Management System för att automatiskt initiera de processer som krävs. Utrustning, applikationer och tjänster kan godkännas, beställas och automatiskt konfigureras för den nya medarbetarens roll med bara några klick. Detta minskar arbetsbelastningen för HR och underlättar samtidigt för den nyanställda.
Tillgångs- eller inventariehantering bygger på två grundläggande principer: transparens och enhetlighet. En centraliserad inventarie- hantering innebär att IT-avdelningen har omedelbar transparens för alla enheter angående deras nuvarande status och eventuella förändringar. När en anställd lämnar företaget krävs det bara en kort blick på systemet för att se vilka enheter som behöver lämnas tillbaka. Det innebär också att enheter kan lämnas in sista arbetsdagen snabbt och utan långa förberedelser.
Effektiv inventariehantering underlättar också detekteringen av data-avvikelser (övervakning av dataflödet för företagssäkerhet). Detta är viktigt i offboardprocessen och med Nilex ärendehantering kan det göras snabbt och enkelt utan att förse slutenheten med dataflöden.
Enhetskryptering och åtkomsträttigheter är viktiga delar av offboarding för att förhindra missbruk eller förlust. IT kan kryptera lagringsenheter, enskilda filer, molnlagring, hårddiskar och kataloger med hjälp av en säkerhetslösning som initieras av beställningen för offboarding. Fullständigt skydd av känsliga uppgifter kan alltid garanteras.
Det är också möjligt att utföra ytterligare autentisering och allt detta utan att användarna märker det eller hindras i sitt dagliga arbete.
Behörigheter är även tydligt definierade på alla sidor och data kan endast utbytas via behöriga personer och kanaler. Säkerhet från första till sista dagen garanterar också effektiv åtkomstkontroll för inventarier. Men enhets- och åtkomstkontroll skyddar inte bara mot missbruk av tidigare anställda, den möjliggör dessutom en aktiv och snabb hantering av åtkomsträttigheter från USB-minnen, trådlösa LAN och molntjänster.
Se mer om
Medarbetare kan själva söka information och svar via en självbetjäningsportal innan de skickar in ett ärende, vilket effektiviserar processen och minskar belastningen på HR-avdelningen.
Se mer om
Digital registrering och signering av ärenden: Alla HR-relaterade ärenden registreras digitalt i ett ärendehanteringssystem, vilket ger spårbarhet och översikt över både pågående och avslutade ärenden.
Se mer om
Automatiserad arbetsflödeshantering: Systemet kan automatiskt kategorisera, prioritera och dirigera ärenden till rätt person eller team, vilket säkerställer snabb och korrekt hantering.
Se mer om
Olika ärendetyper: Exempel på ärenden som hanteras är anställningsförändringar, arbetstidsuppgifter, ändring av avdelning, avvikande kontering, förlängning av visstidsanställning, kontaktuppgifter och löneändringar.
Se mer om
ISO27001 molntjänst, Säker kommunikation och GDPR-efterlevnad: All kommunikation och hantering av personuppgifter sker säkert i enlighet med GDPR, vilket skyddar både medarbetare och organisation.
Se mer om
Med Nilex modul för kundundersökningar får nu in feedback och förbättrar er uppföljning: Nilex möjliggör insamling av feedback från användare och genererar rapporter som hjälper HR att identifiera trender och förbättra stödet till verksamheten
Ett ärendehanteringssystem för HR kompletterar HR-systemet – det ersätter det inte. HR-systemet äger masterdata som anställningsavtal, lön och personalregister. Nilex hanterar det operativa flödet: ärenden och processer som uppstår löpande och kräver spårning, eskalering och dokumentation.
Strukturerad ärendehantering ger störst effekt i HR-processer som involverar flera parter, kräver godkännande i flera steg eller måste kunna granskas i efterhand: onboarding med automatiska arbetsflöden och checklistor, offboarding med tidsstyrda triggers vid slutdatum, behörighetshantering med godkännande i flera nivåer, HR-förfrågningar som kategoriseras och routas automatiskt samt klagomål och rehabiliteringsärenden i en konfidentiell kanal med begränsad åtkomst.
Nilex blir det HR-verktyg som håller ihop de operativa flödena – rekrytering, förmåner, VAB och sjukersättning hanteras i samma system. Via Nilex Connectors kopplas ärendehanteringen mot organisationens befintliga HR-system, så att data inte dupliceras och Nilex tillför struktur och spårbarhet ovanpå de system som redan finns på plats.
En smart designad onboardingprocess förbättrar kvaliteten på tjänsterna för nyanställda. En automatiserad offboarding hjälper dig att minska risker och spara kostnader. Ett centraliserat Service Management System med hög användar- vänlighet gör arbetet för HR-avdelningen både enklare och mer effektivt.
Med Nilex e-tjänster effektiviseras processen för on- och offboarding genom att tillhandahålla en uppsättning konfigurerbara verktyg: Beställnings- och handläggarportal, godkännandehantering, epost och sms-notifikationer, ärende- och åtgärdshantering, inventariehantering och integrationer mot tredje system.
Ett centraliserat Service Management System med hög användarvänlighet som gör arbetet för din HR-avdelning både enklare och mer effektivt. I det ingår en smart designad on- och offboardingprocess och vårt system HR Nilex som sparar din organisation tid och resurser samtidigt som kvaliteten på tjänsterna för dina anställda förbättras. Vi erbjuder också en e-signeringsfunktion som gör det enkelt och smidigt att signera dokument digitalt.
Ett HR-system hanterar masterdata: anställningsavtal, lön, frånvaro och personalregister. Ett ärendehanteringssystem för HR hanterar det operativa flödet — de förfrågningar, ärenden och processer som uppstår löpande och som kräver spårning, delegering och dokumentation. De två systemen kompletterar varandra. Nilex Service Platform läggs ovanpå befintligt HR-system och tillför struktur i det dagliga ärendeflödet utan att ersätta personalregistret.
Ja. Medarbetare skickar ärenden via en strukturerad kanal och följer status utan att behöva ringa eller mejla HR direkt. HR-avdelningen hanterar alla inkomna ärenden i en gemensam kö och kan prioritera, delegera och kommunicera med den anställde i samma tråd. Alla historiska interaktioner sparas och är sökbara.
Personuppgifter hanteras enligt GDPR med åtkomstkontroll, loggning och automatisk gallring, i Nilex ISO 27001-molntjänst. Konfidentiella ärenden – som rehabilitering, klagomål och disciplinärenden – hanteras i separata köer med strikt behörighetsstyrning, så att enbart utsedda handläggare ser innehållet.
Processer som involverar flera parter, kräver godkännanden i flera steg eller måste dokumenteras för uppföljning och revision. Onboarding och offboarding är de vanligaste startpunkterna eftersom de är väldefinierade, återkommande och högriskprocesser ur ett informationssäkerhetsperspektiv. Löpande HR-förfrågningar (lön, frånvaro, förmåner) och behörighetsändringar med koppling till HR-beslut är också vanliga användningsfall.
Tack för ditt intresse för Nilex! Fyll i dina kontaktuppgifter så kontaktar vi dig för en kostnadsfri demo.
Branscher & Roller
Lösningar
Kunskapshub
Hjälp & Support
© 2025 Copyrights by Nilex
