Grunden i vårt ärendehanteringssystem är att inkommande IT-förfrågningar från olika kanaler konverteras till ärenden som leder till att byggs en brygga mellan IT-avdelningen och användaran som behöver hjälp med sina förfrågningar. I vår införande är användarstöd en av de vanligaste ärendetypen som vi hjälper våra kunder med att bygga smarta processer för .
Gör IT-vardagen enklare med ett ärendehanteringssystem för IT som samlar alla förfrågningar, prioriterar automatiskt och ger full spårbarhet – från första kontakt till löst ärende. Nilex Är snabbt att komma igång med, stödjer ITIL 4-processer och är byggt för svenska organisationers krav på säkerhet och efterlevnad.
När vi utvecklade vårt ärendehanteringssystem för IT och deras behov av smarta system som supporterar deras användare utgick vi från filosofin vår standard passar er. Det innebär att det är enkelt att komma igång med Nilex och att vår lösning ger er en snabb, säker och effektiv ärendehantering. Vårt system kan hjälpa en IT avdelning med enstaka resurser och anställda till verksamheter som vill arbeta med att införa ITIL 4 processer.
Ärendehanteringssystem IT
Ett ärendehanteringssystem IT hjälper servicedesk och IT-team att ta emot, kategorisera och lösa ärenden strukturerat. I Nilex definierar ni arbetsflöden per ärendetyp (t.ex. incident, problem, change och service request) och får tydlig prioritering, ansvar och SLA – utan att tappa sammanhanget i e-posttrådar eller chattar. Resultatet blir snabbare hantering, nöjdare användare och en tryggare IT-miljö.
Samarbete med olika leverantörer, beställning av kontorsmaterial och anställning av nya medarbetare kräver många rutiner och mycket administrativt arbete. Med ett ärendehanteringssystem IT samlar ni kontakter, formulär och dokument i en tydlig process. Istället för att medarbetare ska leta efter rätt kontaktperson och rätt blanketter får ni ett flöde som sparar tid, minskar fel och frigör resurser för andra arbetsuppgifter. Dessutom förbättrar ett ärendehanteringssystem IT spårbarhet och överblick, vilket är viktigt ur ett GDPR-perspektiv.
Medarbetarna förväntar sig idag automatiserade processer för dessa åtgärder. De är vana vid att beställa tjänster i mobilen och vill ha samma smidighet på jobbet. Ett ärendehanteringssystem IT gör det möjligt att standardisera och automatisera beställningar, ärenden och godkännanden – med tydlig återkoppling genom hela processen.
Med NILEX ärendehanteringssystem IT kan ni automatisera arbetsprocesser i linje med ITIL och höja produktiviteten i verksamheten. Den intuitiva självserviceportalen ökar effektiviteten och underlättar för medarbetarna. Problemhantering blir enklare eftersom ITSM-verktyget snabbare hjälper er att identifiera grundorsaker och därmed minska risken för driftsstörningar. Change- och Configuration Management i NILEX gör det också enklare att hantera förändringar och IT-tjänster i ett sammanhållet ärendehanteringssystem IT.
Nöjda kunder
Med vår modul för kundundersökningar kan förbättra er service
Användarvänligt
Med vår Shared Service 2.0 kan ni leverera god service till verksamhetens samtliga avdelningar
Koppla till andra system
Skapa smarta integrationer med Nilex Connectors
Resursplanering
Planera underhåll av utrustning med hjälp av vår CMDB
Kom igång snabbt
Med vår vägledande Onboarding får ni bästa tänkbara start av Nilex
Statistik
Fatta rätt beslut med korrekt data och få fram individuella rapporter och nyckeltal såsom antal ärenden under en specifik tidsperiod
I en IT-avdelning händer det mycket varje dag – supportärenden, driftstörningar, förändringsönskemål och löpande underhåll. När mängden förfrågningar växer blir det svårt att behålla överblicken, särskilt om kommunikationen sker via mejl, chatt och muntliga anteckningar. Då behövs ett ärendehanteringssystem för IT som samlar allt på ett ställe.
Ett modernt system för ärendehantering gör det enkelt att registrera, följa upp och lösa ärenden på ett strukturerat sätt. Ni får tydlig prioritering, smidig fördelning av ansvar och full spårbarhet genom hela processen – från första kontakt till avslutat ärende. Resultatet blir snabbare hantering, nöjdare användare och en tryggare IT-miljö.
Alla IT-organisationer arbetar olika, och därför är flexibilitet en viktig del av ett bra ärendehanteringssystem IT. Med Nilex lösning slipper ni anpassa er efter systemet – istället formar systemet sig efter era arbetssätt. Det kan handla om hur ärenden kategoriseras, vilka roller som har tillgång till vad, eller hur eskaleringar och SLA-tider ska se ut.
När ärendeflöden blir tydliga minskar risken att något glöms bort. Det blir enkelt att se vem som ansvarar för vad, när något ska vara klart och vilka steg som återstår. Samtidigt får ni en värdefull historik som gör det möjligt att analysera mönster och förbättra interna processer över tid.
Nilex molntjänst hostas i Ängelholm hos Diflex som erbjuder en ISO 27001-certifierad miljö för hantering av våra kunders data och känslig information. ISO 27001 är en internationellt erkänd standard för ledningssystem för informationssäkerhet (ISMS) som säkerställer att organisationer systematiskt identifierar, hanterar och minimerar risker kopplade till informationssäkerhet.
Om plattformen
Nilex Connectors gör det enkelt att koppla samman olika system och automatisera repetitiva uppgifter. Vår plattform hjälper dig att skapa sömlösa dataflöden mellan dina befintliga verktyg – från CRM-system till ekonomiprogram och projekthanteringsverktyg. Med färdiga kopplingar och en användarvänlig interface kan du snabbt sätta upp integrationer utan teknisk expertis. Spara tid, minska fel och låt dina team fokusera på det som verkligen betyder något för ditt företag.
Se mer om
Definiera och styr arbetsflödet för varje ärendetyp med vår workflow, för exempelvis felanmälan, eftermarknad eller underhållsplanering. Med vårt flexibla workflow-system kan ni enkelt anpassa och definiera arbetsflöden för olika typer av ärenden, såsom felanmälningar, eftermarknadsärenden eller planerat underhåll. Varje ärendetyp får ett skräddarsytt flöde som säkerställer att rätt processer följs från början till slut. Detta leder till ökad struktur, bättre överblick och en mer effektiv hantering av varje enskilt ärende, oavsett komplexitet.
Se mer om
Automatisera och visualisera processen – från inkommen anmälan till åtgärd och uppföljning – för snabbare och säkrare hantering. Genom att automatisera hela processen från det att en anmälan kommer in till dess att åtgärd vidtas och ärendet följs upp, minskar risken för misstag och manuella fel. Systemet visualiserar varje steg i processen, vilket gör det enkelt att se status och nästa åtgärd. Detta innebär att ärenden hanteras snabbare och med högre kvalitet, samtidigt som ni får en tydlig överblick över hela arbetsflödet.
Se mer om
Tilldela ansvariga, sätt deadlines och följ status i realtid, vilket ger tydlighet både för personal och hyresgäster. Med vårt system kan ni smidigt tilldela ansvariga personer för varje ärende och sätta tydliga deadlines för när åtgärder ska vara utförda. All information uppdateras i realtid, vilket gör det enkelt för både personal och hyresgäster att följa status och se vem som ansvarar för nästa steg. Detta skapar transparens och tydlighet genom hela processen och bidrar till ökad trygghet för alla inblandade.
Se mer om
Samla all dokumentation digitalt, inklusive bilder och digital signering med hjälp av Nilex E-sign av åtgärder, för enkel spårbarhet och uppföljning. All dokumentation som rör ett ärende, såsom rapporter, bilder och kvittenser, samlas digitalt på ett och samma ställe. Med stöd för digital signering via Nilex E-sign kan åtgärder enkelt verifieras och godkännas direkt i systemet. Detta ger full spårbarhet och gör det enkelt att följa upp historik och vid behov ta fram underlag för exempelvis revision eller kvalitetskontroller.
Se mer om
Med Nilex Connectors kan ni koppla Nilex med ert ekonomisystem för automatisk fakturering och effektiv hantering av kostnader kopplade till varje ärende. Genom att använda Nilex Connectors kan ni integrera Nilex med ert befintliga ekonomisystem, vilket möjliggör automatisk överföring av kostnader och fakturaunderlag. Detta minskar administrationen och risken för fel, samtidigt som ni får en tydlig överblick över alla kostnader som är kopplade till varje enskilt ärende. På så sätt säkerställs en smidig och effektiv ekonomihantering från början till slut.
Se mer om
Via ett formulär på er hemsida eller i vår kundportal kan den boende och hyresgäster följa och komplettera sina ärenden digitalt, vilket ökar transparensen och förbättrar kommunikationen. Genom att erbjuda ett enkelt och användarvänligt formulär på er hemsida eller i vår kundportal kan boende och hyresgäster själva registrera, följa och komplettera sina ärenden digitalt. All kommunikation samlas på ett ställe, vilket gör det lättare att hålla alla informerade och uppdaterade. Detta ökar transparensen och bidrar till en bättre dialog mellan fastighetsägare och hyresgäster, samtidigt som det sparar tid för både personal och boende.
Ett ärendehanteringssystem för IT är en programvara eller molntjänst som används för att ta emot, organisera och hantera inkommande ärenden, såsom incidenter, problem, service Requests och förändringar inom en IT-organisation. Systemet eller ITSM verktyget hjälper till att hålla koll på ärenden från skapande till lösning, och säkerställer att alla förfrågningar hanteras systematiskt och effektivt. Det är viktigt att varje ärende genomgår en specifik fas innan ärendet går vidare i arbetsflödet.
Den vanligaste vägen in för servicedesken är att handläggare tar emot ärenden via flera kanaler (e-post, chatbot, telefon, webbportal, chatt m.m.), registrerar dem, klassificerar och prioriterar dem, och tilldelar dem till rätt personer eller team. Med hjälp av ITIL har man utformat en plan för hur varje ärende skall hanteras i respektive fas och även mappas mot SLA. Under ärendets livscykel kan status uppdateras, ärendet eskaleras antigen utifrån kompetensnivå eller gruppnivå beroende hur reglerna för eskalering är uppsatt.
Nilex har stöd för detta med API:er och i NSP12 kan man använda vår integrationsplattform Nilex Connectors för att koppla ihop med exempelvis e-post, chatt, orderhantering, och andra affärssystem. Detta möjliggör automatiserade arbetsflöden och en mer komplett överblick över IT-miljön.
Ja, man kan testa Nilex gratis under 30 dagar för att utvärdera våra funktioner och lösningar i lugn och ro.
Tack för ditt intresse för Nilex! Fyll i dina kontaktuppgifter så kontaktar vi dig för en kostnadsfri demo.
När ett ärende skapas – oavsett om det kommer in via e-post, formulär eller direkt i systemet – tilldelas det automatiskt rätt kategori och prioritet. Det innebär att tekniker snabbt kan agera på rätt saker i rätt ordning. Genom att samla all kommunikation i systemet blir dialogen med användaren tydlig, och alla inblandade ser samma information.
Det sparar tid och minskar risken för missförstånd. Systemet skickar påminnelser när något behöver följas upp, och kan automatiskt eskalera ärenden som riskerar att överskrida SLA-tider. På så sätt skapas ett jämnt flöde i arbetet, även under perioder med hög belastning.
När alla ärenden hanteras i ett och samma system får ni inte bara ordning – ni får även värdefulla insikter. Genom inbyggda rapporter och statistik blir det enkelt att se hur lång tid olika typer av ärenden tar, var flaskhalsar uppstår och hur arbetsbelastningen ser ut i teamet.
Med dessa data kan ni fatta välgrundade beslut om resurser, processer och förbättringar. Det blir också enklare att visa verksamheten konkret värde – hur många ärenden som lösts, hur snabbt svar ges och vilka problem som återkommer oftast.
Ett bra ärendehanteringssystem för IT handlar inte bara om teknik, utan om att skapa struktur och trygghet i vardagen. Med Nilex lösning får ni:
Bakom enkelheten finns en kraftfull plattform som är säker, skalbar och framtidssäker. Systemet växer i takt med organisationen och kan enkelt byggas ut när nya behov uppstår – oavsett om det gäller fler avdelningar, nya typer av ärenden eller ökad volym.
Genom att digitalisera er ärendehantering får ni inte bara ordning och reda – ni höjer också kvaliteten på IT-servicen. När användarna får snabbare återkoppling, tydlig information och effektivare hantering ökar förtroendet för IT-avdelningen.
Med Nilex ärendehanteringssystem IT kan ni lägga mindre tid på administration och mer på förbättringar som driver verksamheten framåt. Det är lösningen för IT-team som vill arbeta smartare, inte hårdare.
Branscher & Roller
Lösningar
Kunskapshub
Hjälp & Support
© 2025 Copyrights by Nilex
