Med Nilex ärendehantering optimeras hanteringen av digitalt signerade antsällningsavtal och resulterar i ökad effektivitet och god service.
Skurup Kommun
Skurup kommuns löneenhet arbetar dagligen med olika typer av lönerelaterade personalärenden i kommunens olika verksamheter. Med behovet av bättre intern struktur och snabbare ärendehantering valde de att implementera Nilex ärendehantering. Resultatet blev en optimerad plattform där alla ärenden samlas på ett och samma ställe och enkelt kan hanteras av samtliga medarbetare.
Behov
- Intern struktur.
- Kortare ledtider.
- Digitaliserad verksamhet.
- Optimerad ärendehantering.
Lösning
- Digital ärendehantering som samlar alla ärenden på ett och samma ställe.
- Verksamhetsanpassad plattform utvecklad efter löneenhetens unika behov.
- Möjlighet att konvertera digitalt signerade anställningsavtal som levereras via e-post direkt till ärenden.
Resultat
- Mindre sårbarhet i verksamheten eftersom Nilex ärendehantering reducerar behovet av manuell informationsdelning.
- Effektivare ärendehantering med digitalt optimerad plattform som genererar kortare ledtider och bättre överblick.
- Möjlighet till att föra statistik över antal antal anställda inom kommunen.
Behov av intern struktur
Tidigare har lönenheeten arbetat med manuell ärendehantering i kombination med en gemensam e-postfunktion. Det resulterade ofta i tidskrävande pappersarbete och osammanhängande intern struktur som krävde många personer inblandade och långa ledtider.
– Vårt största behov var att hitta en fungerande struktur. Innan Nilex var det inte mycket alls som var digitaliserat på vår enhet, vi gjorde mycket på papper och med hjälp av en gemensam e-postfunktion som vi försökte bygga upp ett mappsystem i. Det fungerade inte som vi hade önskat, utan slutade med att intern information relaterade till olika ärenden kunde försvinna, berättar Monika Brycka, löne- och systemansvarig på Skurup kommun.
”innan nilex var det inte mycket alls som var digitaliserat”
Verksamhetsanpassad ärendehantering med Nilex
Både Monika och Marie har tidigare erfarenhet av digitala ärendehanteringssystem och förstod snabbt att såväl effektiviteten som strukturen skulle förbättras med hjälp av en mer digitaliserad verksamhet. Genom omvärldsbevakning och samtal med andra kommuner valde de i samråd med avdelningschefen att implementera Nilex.
– Efter att ha pratat med andra kommunala verksamheter som använder Nilex ärendehantering var det ett självklart val. Det är många bitar som ska matcha och med Nilex fanns möjligheten att anpassa tjänsten precis efter verksamhetens behov. Att själva kunna styra över vilka funktioner som var bäst lämpade för oss gjorde dem till en väldigt bra kandidat, säger Marie Henriksson, lönespecialist på Skurup kommun.
Användarvänlig plattform
Nilex ärendehantering levererar nu en digital och användarvänlig plattform till Skurup kommun, där alla ärenden samlas på ett och samma ställe. Det möjliggör för samtliga på löneenheten att snabbt och smidigt kunna följa upp och driva dem vidare utan behov av varken pappersjobb eller andra system och personer.
– Har allt registrerats som det ska kan vem som helst hantera ärendet, vare sig det är avslutat eller inte. Nilex ärendehantering ger oss möjligheten att snabbt följa upp och kunna ge svar på frågor till våra användare och vi är inte längre lika internt sårbara, berättar Marie.
Optimerat koncept med ärendehantering
Efter succén med Nilex ärendehantering har Skurups löneenhet även valt att implementera en fristående e-signering, som automatiskt skickar digitalt signerade anställningsavtal direkt vidare till ärendehanteringstjänsten. Förutom att detta resulterar i ökad effektivitet erbjuder det även möjligheten till kvalitetssäker hantering av anställningsavtal.
– Hade vi inte haft Nilex hade alla avtal fortfarande skickats till någons e-post och riskerat att gå förlorade. Nu kan alla på enheten hantera ärendet och vi kan också föra statistik över antalet anställningsavtal vi får in. Det har hjälpt oss att höja kvaliteten på vår ärendehantering avsevärt, säger Monika.
”Ofta använder stora organisationer och kommuner flera olika system för ärendehantering, vilket är kostnadskrävande och ineffektivt. Nilex koncept att optimera det interna arbetet till en och samma portal är väldigt bra. Det underlättar för hela verksamheten och möjliggör för bättre samarbete.”
Förbättrad struktur som ökar servicegraden
Nilex ärendehantering resulterar i effektiv och smidig hantering av såväl ärenden som allmänna frågor från verksamheterna runt om i kommunen. I kombination med den fristående e-signeringen erbjuder den dessutom kvalitetssäkerhet och möjligheten till dokumentation och analys av arbetsbelastning inom arbetsgruppen.
– Vi har utvecklat en mycket bättre struktur. De har hjälpt oss att digitalisera avdelningen och på så sätt bli effektivare och mindre sårbara. Dessutom ger vi bättre service ut till verksamheterna, det är vi väldigt stolta över, berättar Monika.
”Den lilla delen av Nilex vi använder oss av idag är väldigt värdefull för oss och vi vill fortsätta samarbeta med dem. Vi är väldigt tacksamma över deras tillmötesgående attityd och imponerade av deras förmåga att utveckla tjänsterna efter våra specifika behov. Nilex ärendehantering ska inom kort även implementeras på vår HR-avdelning, vilket såklart är jätteroligt och positivt!”
Resultat
Effektiv och strukturerad ärendehantering
Nilex ärendehantering effektiviserar och strukturerar löneenheten genom att samla all information på ett och samma ställe för samtliga ärenden. Det resulterar i kortare ledtider och mindre sårbarhet.
Automatisk ärenderegistrering
I kombination med. en fristående e-signering möjliggör nilex ärendehantering automatisk konvertering av digitalt signerade anställningsavtal som levererats via e-post direkt till ärenden.
Dokumentation och analys
Genom att digitalisera och automatisera kan löneenheten nu föra statistik över antal anställda inom kommunen. det genereraR kvalitetssäkerhet och möjligheten till dokumentation och analys av arbetsbelastning inom arbetsgruppen.
Om Nilex
Nilex grundades 1993 i Sverige och har sedan start hjälpt flera tusentals företag hålla reda på sin IT-utrustning, maskiner, inventarier, fastigheter m.m. Utvecklingen av vår produkt har följt vår vision att skapa en effektiv lösning för våra kunder när det gäller underhållandet av maskiner och diverse utrustning. Idag har vårt företag växt och vi har numera partners i ett flertal länder.
Vi befinner oss i en bransch som är i konstant förändring men håller alltid en hög standard på våra produkter för att kunna erbjuda kunderna de bästa alternativen.
För oss på Nilex är det viktigt att jobba hårt, ständigt utvecklas och erbjuda kunderna hög kvalité. Vi hjälper dig och ditt företag att snabbt och enkelt hålla koll på er utrustning för att underlätta ert arbete samt vara kostnadseffektiva.
